Kanban Nedir?
Gerek fabrikanın içinde gerekse farklı şirketler arasında yer alan süreçlerin her birinde gerekli olan miktar ve sürede gerekli ürünlerin üretimini uyumlu bir şekilde kontrol eden bir bilgi sistemi vardır. Bu bilgi sistemine kanban sistemi denir.
Kanban son yıllarda popülerlik kazanmaktadır. Üretimden kaynaklanan, daha sonra yazılım geliştiricileri tarafından talep edilen bir uygulama oldu. Son zamanlarda, çeşitli alanlarda iş birimleri tarafından tanınmaya başladı. Daha fazla insan Kanban hakkında bilgi edindikçe, yanlış yorumlamalar ortaya çıktı. Öyleyse Kanban nedir? İşte baştan sona bilmeniz gereken en önemli şeyler.
Kanban'ın Kısa Tarihi
Kanban, Toyota Üretim Sisteminden (TPS) kaynaklanan iş yönetimi için bir yöntemdir. 1940'ların sonlarında Toyota, üretimine “tam zamanında” üretim yaptı. Yaklaşımlı bir çekme sistemini temsil eder. Bu, üretimin, ürün miktarını üretmek ve bunları pazara itmek için standart itme uygulamasından ziyade, müşteri talebine dayalı olduğu anlamına gelir.
Onların eşsiz üretim sistemi yalın üretimin temelini attı. Temel amacı, üretkenlikten ödün vermeden atık faaliyetlerini en aza indirmektir. Ana hedef, daha fazla maliyet üretmeden müşteri için daha fazla değer yaratmaktır.
Toyota Kanban Sistemi
Kanban ne anlama geliyor?
Japonca'dan Kanban, tam anlamıyla işaret panosu veya görsel sinyal olarak çevrilir. En basit Kanban tahtasının üç sütunu vardır: “İstenen”, “Devam eden” ve “Tamamlanan”. Oluşturulduğunda, yönetildiğinde ve düzgün bir şekilde işlendiğinde, sistem içinde darboğazlara ve pürüzsüz çalışma pratikleriyle karşılaşabilecek her şeye dikkat çeken gerçek zamanlı bir bilgi deposu görevi görür.
21. Yüzyılın başında, yazılım endüstrisindeki önemli oyuncular, Kanban'ın ürün ve hizmetlerin nasıl sunulduğunu olumlu yönde değiştirmek için nasıl kullanılabileceğini çabucak fark etti. Verimliliğe daha fazla odaklanarak ve bilgisayar teknolojisindeki ilerlemelerden yararlanan Kanban, otomotiv endüstrisinin sınırlarını terk etti ve giderek diğer karmaşık endüstriyel ve ticari sektörlere de uygulandı.
Kanban'ın 4 Temel Prensibi
David J. Anderson (bilgi çalışması için Yalın / Kanban alanında bir öncü) Kanban yöntemini, bilgi çalışma organizasyonları için aşamalı, evrimsel süreç ve sistem değişikliğine bir yaklaşım olarak formüle etmiştir. İşlerin yapılmasına odaklanır ve en önemli ilkeler dört temel ilke ve altı uygulamaya ayrılabilir.
İlke 1: Şimdi Yaptıklarınızla Başlayın
Kanban’ın esnekliği, halihazırda başarılı bir şekilde yapılmakta olanı kesintiye uğratmadan mevcut iş akışları, sistemleri ve süreçleri üzerine yerleştirilmesine izin verir; Doğal olarak, ele alınması gereken konuları vurgulayacak ve değişikliklerin değerlendirilmesi ve planlanmasına yardımcı olacak, böylece bunların uygulanması mümkün olduğunca yıkıcı olmayacaktır.
Kanban’ın çok yönlülüğü, aşırı bağlılık veya “kültür şoku” korkusu olmadan, her tür organizasyona aşamalı ve sempatik bir şekilde girmesini sağlar. Bu, Kanban'ı her tür organizasyonda gerçekleştirmeyi kolaylaştırır, zira başlangıçtan itibaren kapsamlı değişiklikler yapmanıza gerek yoktur.
İlke 2: Aşamalı, Evrimsel Değişimin Devam Edilmesi
Kanban yöntemi, asgari direnci karşılamak için tasarlanmıştır ve böylece mevcut süreçte sürekli küçük artımlı ve evrimsel değişiklikleri teşvik eder. Genel olarak, süpürme değişiklikleri önerilmez çünkü genellikle korku ya da belirsizlik nedeniyle dirençle karşılaşırlar.
İlke 3: Mevcut Süreci, Rolleri ve Sorumlulukları Saygı ile karşılar
Kanban, mevcut süreçlerin, rollerin, sorumlulukların ve unvanların değer taşıdığını ve genellikle korunmaya değer olduğunu kabul eder. Kanban metodu, değişimi yasaklamamakta, ancak bunu “evrensel bir pankreas” olarak da öngörmemektedir. Değişim korkusunu tetiklemeden artımlı, mantıklı değişimleri teşvik etmek için tasarlanmıştır.
İlke 4: Her Seviyede Liderliğin Faaliyetlerini Teşvik Etmek
Bu en yeni Kanban prensibidir. En iyi liderliğin bazılarının, ekiplerinin ön saflarında yer alan insanların günlük eylemlerinden geldiğini hatırlatır. Herkesin bir takım / departman / şirket düzeyinde optimum performansa ulaşmak için sürekli iyileştirme (Kaizen) zihniyetini geliştirmesi önemlidir. Bu yönetim düzeyinde bir etkinlik olamaz.
Kanban'ın 6 Uygulaması
Temel Kanban Tahtası
Kanban felsefesini kucaklamak ve geçiş yolculuğuna başlamak en önemli adım olsa da, her organizasyonun pratik adımlara dikkat etmesi gerekiyor. Başarılı uygulama için mevcut olması gereken David Anderson tarafından belirlenen altı temel uygulama vardır.
1. İş akışını görselleştirin
Sizin için ilk ve en önemli şey, bir öğeyi istek üzerine teslim edilebilir bir ürüne almak için ne gerektiğini anlamaktır. Sadece şu andaki iş akışının nasıl çalıştığını anladıktan sonra gerekli düzeltmeleri yaparak bunu geliştirmeyi isteyebilirsiniz.
İşleminizi bir Kanban sistemi ile görselleştirmek için kart ve sütun içeren bir panele ihtiyacınız olacak. Karttaki her sütun iş akışınızda bir adımı temsil eder. Her Kanban kartı bir iş öğesini temsil eder.
X öğesi üzerinde çalışmaya başladığınızda, bunu “Yapılacaklar” sütunundan alırsınız ve tamamlandığında “Bitti” ye taşırsınız. Bu sayede ilerlemeyi ve darboğazları kolayca takip edebilirsiniz.
2. İlerleme Sınırı Devam Ediyor
Bir ekibin odağını yarıya yaklaştırmak ise genellikle sürece zarar verir ve çoklu görevler, atık ve verimsizliğin artmasına sebep olur; Kanban'ın birincil işlevi, herhangi bir zamanda devam eden yönetilebilir aktif madde sayısını sağlamaktır. Devam eden çalışma sınırları yoksa, Kanban yapmıyorsunuz demektir.
WIP'i sınırlamak, bir çekme sisteminin parçalara veya iş akışının tümüne uygulandığı anlamına gelir. Sahne başına maksimum öğeleri ayarlamak, bir kapasitenin mevcut olduğu durumlarda bir kartın bir sonraki adıma sadece “çekildiğini” garanti eder. Bu tür kısıtlamalar, akışınızdaki sorunlu alanları hızlı bir şekilde aydınlatacak, böylece bunları tanımlayıp çözebileceksiniz.
3. Akışı Yönetmek
Bir Kanban sisteminin uygulanması fikri, düzgün ve sağlıklı bir akış yaratmaktır. Akışla, iş öğelerinin üretim süreci boyunca hareketini kastediyoruz. Hızın ve hareketin yumuşaklığıyla ilgileniyoruz.
İdeal olarak, hızlı pürüzsüz akışı istiyoruz. Bu, sistemimizin hızla değer yarattığı anlamına gelir. Bu, riski en aza indirgemek ve gecikme maliyetinden kaçınmamızı sağlar.
4. Süreç Politikalarını Açık Hale Getir
Anlamadığınız bir şeyi geliştiremezsiniz. Bu yüzden süreç açıkça tanımlanmalı, yayınlanmalı ve sosyalleştirilmelidir. İnsanlar, yararlı olamayacağına inandıkları bir şeyi ilişkilendiremez ve katılmazlar.
Herkes ortak hedefe aşina olduğunda, sizi olumlu yönde hareket ettirecek bir değişim konusunda karar verebilir.
5. Geribildirim Döngüleri
Olumlu değişimin gerçekleşmesi için başarılı ol ve devam et, ve ek olarak bir şey daha yapılması gerekiyor. Yalın felsefe, bilgi aktarımı için düzenli toplantıların gerekli olduğu varsayımını desteklemektedir (geribildirim döngüleri).
Takım senkronizasyonu için günlük stand up toplantıları. Kanban yönetim kurulunun önünde tutulurlar ve her üye diğerlerine ne yaptığını ve bugün ne yapacağını söyler.
Hizmet teslim değerlendirmesi, operasyon incelemesi ve risk inceleme toplantısı da vardır. Sıklık, birçok faktöre bağlıdır, ancak fikir, düzenli olarak, tam olarak sabit bir saatte, doğrudan doğruya olmalı ve gereksiz yere uzun süreler almamalıdır.
Toplantının ideal ortalama uzunluğu 10-15 dakika arasında olmalıdır ve diğerleri takımın boyutuna ve konularına bağlı olarak bir saate kadar ulaşabilir.
6. İşbirliği Geliştirin (modelleri ve bilimsel yöntemi kullanarak)
Bir organizasyonda sürekli iyileştirme ve sürdürülebilir değişim elde etmenin yolu, daha iyi bir gelecek ve üstesinden gelinmesi gereken meselelerin kollektif bir şekilde anlaşılmasının ortak vizyonudur.
İş, iş akışı, süreç ve risk ile ilgili teorileri paylaşan ekiplerin, bir problemin ortak bir kavrayışını oluşturma ve konsensüs ile kararlaştırılabilecek iyileştirmeye yönelik adımlar önermeleri daha olasıdır.
Modern Kanban
Teknolojinin gelişmesiyle birlikte Kanban da sürekli gelişiyor. Uzak takımlarda ortaya çıkan problemlerin üstesinden gelmek için dijital Kanban board çözümleri geliştirilmiştir.
İşletme büyüklüğündeki şirketlerin çoğu ve hatta daha fazla girişimin birçok uzak çalışanı vardır. Takımlar genellikle tüm dünyada dağıtılır.
Tek bir fiziksel beyaz tahta üzerinde çalışamazlar ve böylece dijital bir şeye ihtiyaç duyarlar, her yerden erişebilirler. Buluttaki Kanban panoları, herhangi bir cihazdaki tüm bilgilere her an erişebilmeleri ve eylemleri canlı gösterebilmeleri için herkesi aynı parça üzerinde almanın en etkili yoludur.
Ayrıca, Kanban yazılımı, performansınızı takip etmenize, darboğazları keşfetmenize ve gerekli değişiklikleri uygulamanıza yardımcı olacak karmaşık bir analitik sürece izin verir.
Dijital Kanban panolarının diğer sistemlerle entegre edilmesi de kolaydır ve tüm sürecin son derece değerli bir perspektifini sunabilir, zamandan tasarruf edebilir ve verimliliği artırabilir.
Özet
Kanban sistemi duvardaki yapışkan notlardan daha fazlasıdır. Kanban'ı anlamanın en kolay yolu, felsefesini benimsemek ve daha sonra günlük işinize uygulamaktır. Eğer dört temel ilkeyi okuyup anlıyor ve uygulayabiliyorsanız, pratik geçiş mantıklı ve hatta kaçınılmaz görünebilir.
İş akışını görselleştirmek, WIP limitlerini ayarlamak, akışı yönetmek, açık politikalar ve işbirlikçi iyileştirmeler sağlamak, sürecinizi düşünebileceğinizin ötesine götürecektir. Düzenli geri bildirim toplantıları düzenlemeyi unutmayın, tüm bu parçalar birlikte Kanban'ın gerçek gücünü ortaya çıkaracaktır.
Şimdi Kanban'ı anlamaya giden bir yolculuğa çıkarken, bu sadece bir başlangıç. Kanban'ı daha iyi anlamak için Kanban Board'larının, WIP limitlerinin ve Kanban Kartlarının güçlü yönlerini keşfedin.
Kaynak: https://erpfirmalari.blogspot.com/2018/07/kanban-sistemi-nedir.html
