İş süreci otomasyonu (BPA), işletmelere, tekrarlanabilir işlemleri kolaylaştırma ve hataya açık manuel görevleri ortadan kaldırma imkanı sunar. Yapay zekanın yükselişi ve üretim yapan işletmelerde dijital dönüşüm hareketinin güçlenmesiyle iş süreçleri otomasyonu daha değerli hale gelmektedir. İşletmelerin, süreç otomasyonundan tam anlamıyla yararlanmaları için, sadece güçlü yazılım sistemlerini değil, otomasyon çözümlerinin çalışmasını sağlayan çekirdek yazılım teknoloji sistemlerini de kullanmaları gerekir.
İş süreçleri otomasyonu sadece birkaç iş akışını otomatikleştirmenize izin veren bir yazılım dağıtımı konusu olmakla kalmaz. Bununla birlikte, modern sistemleri akıllı hale getirir ve daha karmaşık süreçleri ele almak için iş kollarından veri toplar. Aşağıda önereceğimiz iş süreçleri otomasyonu için en iyi beş uygulama, fırsatlardan yararlanmanıza yardımcı olabilir:
1. İş Süreçleri Otomasyonu Terminolojisini Bilmek
İş süreçleri otomasyonu teknolojisi çeşitli şekillerde sunulur ve sektörde kullanılan temel terimleri anlamak, kullandığınız çözümü karşılaştığınız sorunlara göre ayarlamak için çok önemlidir. İş süreçleri otomasyonu, işletmelerin süreçlerini düzene sokmak ve kullanabilecekleri belirli otomasyon çözümlerini kapsamaya almak için kullanılan geniş bir terimdir. Firmaların bilmesi gereken en belirgin iki terim şunlardır:
Robotik Proses Otomasyonu (RPA)
Robotik Proses Otomasyonu çözümleri, tekrarlanabilir, standartlaştırılmış iş akışlarını otomatikleştirmek için üretilmiştir. İşinizi düşünün. Kullanıcılar bir komut dosyasını takip ederken veya belirli veri noktalarına dayanarak net bir şekilde tanımlayabilir ve cevaplayabilirken hangi görevlerini eş zamanlı olarak tamamlayabilirler? Bunlar RPA’nın da sorun yaşadığı konulardır. Görevler RPA’nın sorumluluğudur.
Örneğin, Robotik Proses Otomasyonu teknolojisi müşteri hizmetleri süreçlerinde kullanılır. Çoğu işletme destek ekiplerine izlemesi gereken bir senaryo verir. İlk önce, müşteriden belirli veri noktaları ve hesap bilgileri toplanır. Daha sonra yaygın sorunları çözen önceden belirlenmiş çeşitli sorun giderme önlemleri uygulanır. Oradan, kullanıcı problemiyle ilgili anahtar kelimeler için bir iç kaynak merkezi aranabilir ve sorunu çözmek için atılması gereken adımlar önerilir. Bunlar Robotik Proses Otomasyonunun üstesinden gelebileceği görevlerdir. Bir bot, kullanıcılara kodlanmış sorular sorabilir, cevapları kaydedebilir, standart sorun giderme çözümlerini listeleyebilir, arama yapabilir ve kullanıcılar için potansiyel seçenekler önerebilir.
Robotik Proses Otomasyonu elbette ki sadece müşteri hizmetleri için değildir. Her zaman aynı şekilde karar alınan herhangi bir göreve uygulanabilir. Bir depo çalışanı bir ürünün stokları belirli bir seviyenin altına düştüğünde satınalma talebi gönderdiği gibi, bir robotik proses otomasyonu çözümünü izleyebilir ve otomatik olarak sipariş verebilir.
RPA çözümlerini kullanmak, çalışanlarınızın, değer odaklı görevlere odaklanabilmeleri için zorlu manuel süreçleri ortadan kaldırarak işlerinin uzun işlem alan kısımlarından kurtarmada önemli bir etkiye sahiptir.
Akıllı Otomasyon
Akıllı otomasyon sistemleri, yapay zeka ve makine öğrenimini kullanarak otomasyon araçlarını analiz etmek ve araçlara esneklik katmak için robotik proses otomasyonu üzerine kuruludur. Akıllı otomasyon içeren BPA yetenekleri, yazılımın tüm iş kollarından veri toplamasına ve verimlilik artışlarını hızlandırmak için akıllı kararlar vermesine imkan tanır. Bazı durumlarda bu, karar vermeyi bildirmek için iş kollarından ilişkili verileri tanımlama şeklini alır. Diğerlerinde, çalışanların karmaşık kararlara odaklanmasına izin veren otomatik sistemlerin çalışanların ihtiyaç duyduğu en iyi şekilde hizalanmasına izin vermeyi içerir. Çünkü akıllı otomasyon çözümleri çekirdek sistem analiz ihtiyacını ortadan kaldırır.
RPA ve akıllı otomasyon BPA’nın bileşenleridir ve her birinin rolünü anlamak teknolojiden değer elde etmenin anahtarıdır.
2. İş süreçleri yönetimini ihmal etmeyin (BPM)
BPM teknolojileri, işletmelerin süreçlerini düzenlemelerine ve optimize etmelerine yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Süreçlerinizin nasıl çalıştığına dair görünürlük yaratır ve iş akışlarının kullanıcı grupları ve iş kolları arasında nasıl hareket ettiğinin kurgulanmasına imkan sağlar. BPM ile,
- Süreç yetersizliklerini tanımlar ve bunlarla başa çıkmak için stratejiler geliştirebilirsiniz.
- İşletmenizin sıkça etkileşime girmeyen bölümlerinde bölüm sınırlarını aşan süreçleri tanırsınız.
- Karar vermeyi bildirmek için veri bulunmadığı ve kullanıcıları bu işi yapmaları için güçlendirecek görünürlük eksikliklerini görebilirsiniz.
Bu sorunların ele alındığı BPM çözümleri, süreçlerinizi işiniz için en uygun konfigürasyonda yeniden düzenlemenizi sağlar. Dahası, kullanıcıların ihtiyaç duyduklarında işlemleri tamamlamak, ihtiyaç duydukları uygulamalara ve bilgilere erişmelerini sağlamak ve veri iş akışlarınızı bilgilendirmek için BPM’i kullanabilirsiniz. İş süreçleri otomasyonu, etkin BPA için zemin hazırlar. Proseslerinizi optimal düzeyde yönetemiyorsanız, otomasyonu kullanma potansiyelinizi tam potansiyel ile sınırlandırırsınız.
3. Küçükten Başlayın, Fakat Bütünsel Olarak Düşünün
Belirli süreçleri çözmek için iş süreçleri otomasyonu çözümleri kullanılabilir. Örneğin, metal üretimi yapan bir firma, sipariş yönetimini otomatikleştirmek, envanter seviyelerini optimize etmek, maliyetleri azaltmak ve tedarik zincirinde zamanlamayı geliştirmek için teknolojiden yararlanır. Bu, envanter yönetimi, satınalma ve tedarikçi yönetim sistemlerinden akıllı süreç otomasyon çözümlerine kadar ilgili verileri sunma, yazılımın ne zaman sipariş edileceğini ve geçmiş verilere dayanarak kimin sipariş vereceğini belirlemesine olanak tanıyan basit bir proje olabilir. Bu noktada, iş süreci otomasyonu sistemi satınalma siparişi oluşturabilir ve çalışanınızın yapması gereken işi en aza indirerek kullanıcılara onay isteği gönderebilir.
Belirli sıkıntılı noktaların çözümü, otomasyonla kurumsal rahatlığınızı arttırmanın ve özel ayarlarınızda değer ve maliyet tasarrufu yaratmanın en ideal yoludur. Bununla birlikte, zaman içinde, akıllı otomasyon sistemleri, işletmenizin parçaları arasında geçen çeşitli iş akışlarını otomatikleştirmek için hem yapılandırılmış hem de yapılandırılmamış verileri kullanabildiklerinde değerlidir. Sıkıntılı noktaları çözdükçe, uzun vadeli bütünsel otomasyon vizyonunu aklınızda tutun. Bu durum, kalıpların içine girip esnekliğinizi kaybetmenizden kaçınmanızı sağlar.
Belirli bir iş akışını otomatikleştirmek basit olabilir, ancak karmaşık görevleri tamamlamak için birden fazla otomatik işlemi bağlamak başlangıç değerini başka bir seviyeye taşır.
4. İş Süreç Verilerinizi Sırasıyla Alın
Otomasyon büyük ölçüde verilere bağlıdır. İster basit RPA sistemleri isterse akıllı otomasyon çözümleri olsun, herhangi bir BPA formu, onu destekleyen veriler kadar iyidir. İşletmenizde bilgi görünürlüğünde boşluklar varsa, o zaman bu kullanım durumlarına otomasyon uygulayamazsınız. Bazı işletme birimlerinde manuel veri girişine bağlıysanız, işlemleri otomatik hale getirme verimliliğinizi sınırlayacaksınız. Veritabanınızda hatalar veya yinelenen bilgiler varsa, otomasyon kurulumunuzda bu hatalarla yüzleşmeniz gerekecektir.
İş süreci otomasyon çözümlerinin en büyük faydalarından biri, tekrarlanabilir işler için çalışan hatasının ortadan kaldırılmasıdır. Veri toplama ve yönetim sistemleriniz hataya açık veya sınırlıysa, otomasyonla elde edebileceğiniz kazancı zayıflatırsınız.
Kaynak: https://erphaber.com.tr/is-surecleri-otomasyonu-icin-en-iyi-5-uygulama/
