RFI (Request for Information – Bilgi Talebi ) ve RFP (Request for Proposal – Fiyat Talebi) arasındaki farklar hakkında sık sık sorular duyarız. Peki bunların kullanım amaçları neler ve hangi zamanlarda kullanmalısınız?
Bir RFI veya bilgi talebi, bir firma tarafından;
mevcut ERP seçenekleri hakkında bilgi toplamak ve
potansiyel ERP tedarikçilerini ihtiyacınız doğrultusunda daraltmaya yardımcı olmak için kullanılan bir satınalma formudur.
Bu nedenle RFI, proje geliştirme sürecinin ilk olarak araştırma aşamasında hazırlanır ve yayınlanır, daha sonra da genellikle bir RFP ile birlikte kullanılır.
Bir RFP veya teklif talebi, RFI’ya göre daha hedef odaklıdır. Potansiyel ERP tedarikçilerinden bilgi talep etmek yerine, oluşturup göndereceğiniz bir RFP, onlara proje özelinde ihtiyaçlarınızı/hedeflerinizi aktarmanızı sağlar. Bu sayede ERP tedarikçisi, aktardığınız bu bilgiler ışığında gereksinimlerinizin karşılanması için size özel bir teklif oluşturabilir. Siz de gelen bu teklifleri analiz ettikten sonra, uygulamanız için hangi ERP iş ortağı ile birlikte çalışacağınıza dair bir karar verebilirsiniz.
RFI’ın Amacı ve Bölümleri
Bir RFI’yı gönderdiğinizde, ERP tedarikçisinden ne istediğinizi ve neye ihtiyacınız olduğunu genel olarak biliyor olabilirsiniz, ancak yine de yeni fikirlere ve farklı bakış açılarına açıksınızdır. Bu nedenle RFI’daki sorularınızı daha açık uçlu tutabilirsiniz.
Etkin bir RFI, sizin için, ERP tedarikçi ortamına genel bir bakış sunarak, teknoloji ve destek açısından nelerin mevcut olabileceğini görmenizi sağlar. RFI’dan edindiğiniz bilgileri hangi tedarikçileri ilave toplantılar, demolar, yerinde ziyaretler veya pilot uygulama örnekleri aracılığı ile daha detaylı tanımak isteyeceğinize karar vermek için kullanabilirsiniz. RFI’nın temel amaçları:
Kültürel Uygunluğu Keşfedin
Tüm iş ilişkilerinde olduğu gibi, “kültürel uygunluk” dikkate alınması gereken kritik bir faktördür. Kendi işletmeniz ile potansiyel ERP tedarikçisi arasında iyi bir uyum olup olmadığını görmek için çalışma biçimlerini ve işbirlikçi yaklaşımları keşfetmek istersiniz. Örneğin, dünyanın farklı noktalarındaki birçok abas müşterisi bizimle çalışmayı sevdiklerini söylüyor, çünkü biz çok kurumsal ve çok büyük olmaktan ziyade, her zaman kendinizden bir şeyler bulabileceğiniz bir yazılımız ve müşterilerimiz ile iyi ilişkiler kurabilen duyarlı çalışanlara sahibiz. Bu ayırt edici faktörler, bir ERP tedarikçisi ile bir üretim/dağıtım işi arasındaki ortaklıklar kadar önemlidir.
Fonksiyonel Gereksinimleri Keşfedin
Bu, RFI’nın en önemli ve en ayrıntılı kısmı olacaktır. Burada ERP projenizin hedeflerini ve sistem gereksinimlerini tedarikçilere açıklayacaksınız.
Örneğin, belki bir web mağazasında ürünlerinizi çevrimiçi olarak satmaya başlamak isteyecek veya farklı şirketleri ERP’nize entegre etmenizi gerektirecek birleşme ve satınalma (M&A) faaliyetlerini planlayacak, belki de üretim ve dağıtımda kalite yönetimi süreçlerinizi iyileştirmek isteyeceksiniz. Belki de bulut ve mobil işlemlere geçeceksiniz.
Planlarınız ne olursa olsun, RFI, hangi ERP sistemlerinin gereksinimlerinize cevap verebileceğini değerlendirebileceğiniz bir yoldur.
Akılcı Sorular Sorun
Stratejik hedeflerinize odaklanmış RFI soruları sorun. İşte bazı örnekler:
Bizim ölçeğimizdeki bir şirket için ERP uygulama süresi takribi ne kadardır?
Sektörümüzdeki işletmelerle veya üretim tipimizle ilgili ne tür deneyimlere sahipsiniz?
Projenin ilerlemesini, işin tamamlanmasını ve finansal boyutunu nasıl takip ediyor ve yönetiyorsunuz?
Destek ekibinizin tecrübesi nasıl?
Sizi piyasadaki diğer ERP tedarikçilerinden farklı kılan noktalar nelerdir?
RFI için aldığınız yanıtlar her tedarikçinin yalnızca uzmanlığını ölçmenizi sağlamakla kalmaz, aynı zamanda sürecin ilerleyen adımları için sizi hazırlamaya da yardımcı olur.
RFP’nin Amacı ve Bölümleri
RFP özel ihtiyaçlarınız için çok daha spesifiktir. RFI ile “sizi tanıma” aşamasının ötesine geçtiniz ve adayları yalnızca birkaç uygun ERP tedarikçisine düşürdünüz. Kapsamlı demolar gördünüz ve yazılım hakkında özel sorular sordunuz. Şimdi, tedarikçilerden fiyatlandırma, uygulama zaman planı ve daha fazlasını yapmalarını isteyeceğiniz RFP’nin zamanı geldi. RFP ile, potansiyel ERP tedarikçilerinin size tam olarak neler sunabileceklerini, bunları nasıl ve ne zaman uygulayacaklarını, ne büyüklükte bir yatırım yapacağınızı ve buna karşılık şirketinizin kazanacağı değeri göstermelerini isteyebilirsiniz.
Proje Gereksinimleriniz ve Hedefleriniz Konusunda Açık ve Net Olun
Bir ERP tedarikçisinin uygun bir teklif oluşturması ve ERP sistemini size özel bir şekilde uygulaması için gereksinimleriniz ve zaman çizelgeniz konusunda açık ve net olmanız gerekir. Hangi özellik ve işlevlerin dahil edilmesi gerekiyor? Hangi dağıtım yöntemini kullanacaksınız (bulut ERP, hibrit ERP, on-premise ERP)? Hangi mobil uygulamalara ihtiyacınız var? Hangi raporlama veya iş zekâsı (BI) özelliklerini arıyorsunuz? ERP’nin İş Süreçleri Yönetimini/Otomatik İş Akışlarını nasıl entegre etmesini istiyorsunuz? Tedarikçi, gereksinimlerinizi ne kadar iyi bilirse, ihtiyaçlarınızı karşılamak için o kadar iyi bir teklif sunabilir.
Ayrıca, süregelen bakım süreçlerini de göz önünde bulundurmanız gerekecektir. Kullanıcılarınızın ve sisteminizin şirketiniz gibi büyümeye ve değişmeye devam etmesini sağlamak için hizmet düzeyi sözleşmesi (SLA) ile ilgili özellikleri, destek seçeneklerini, sürüm yükseltme maliyetini, sürüm yükseltme sıklığını ve eğitim seçeneklerini içeren soruları eklemeyi unutmayın.
Kaynak: https://erphaber.com.tr/rfi-rfp-arasindaki-farklar-nelerdir/
