Üretim ve dağıtım şirketleri için, büyümenin desteklenmesi söz konusu olduğunda, yeni bir ERP sisteminin uygulanması veya halihazırda sahip olduğunuz ERP sistemini güncelleme akıllıca bir tercih olabilir. Daha önceki yazılarımızda da belirttiğimiz gibi: Şirketinizin beş yıl içerisinde nerede olacağını kendinize sorun ve sistem uygulamasına hazırlanırken geleceğe bakmanızı sağlamak için bu stratejik plana dayalı varsayımlarda bulunun. Yeni veya güncellenmiş sistem, iş stratejinizin talep ettiği her şeyi yapma kapasitesine sahip olacak mı? Olması gerekir.
ERP’ye Hazır Olma Testine Katılın
Şirketiniz yeni veya güncellenmiş bir ERP sistemine hazır mı? Bu sorunun cevabını bilmek her zaman kolay değildir. Sizin için hazırladığımız, ERP’ye hazır olma durumunuzu değerlendirmenize yardımcı olacak teste, aşağıdaki soruları “Evet” veya “Hayır” şeklinde cevaplayarak başlayabilirsiniz.
1. Önemli iş kararları almak için kullandığınız üretim, satış, envanter ve finansal raporlarının doğruluğundan emin misiniz?
2. Mevcut sisteminiz, birleşmeler/devralmalar, organik büyüme veya diğer ülkelere genişleme gibi gelecek planlarınızı destekleyebilir mi?
3. Tüm ilgili verileriniz tek bir merkezi sistemde mi?
4. Müşterileriniz sizinle iş yapma verimliliğinden memnun mu?
5. Mevcut sisteminizde sorunlarla karşılaştığınızda kolayca destek alabiliyor musunuz?
6. ERP sisteminizin kullanımı kolay mı?
7. ERP sisteminizde işlev ve görevleri otomatikleştiren bir iş akışı yönetimi aracı var mı?
8. Süreçleriniz değiştiğinde, yazılımınız bu değişimlere kolayca adapte olabiliyor mu?
9. Tedarik zinciriniz, tedarikçilerin sisteminize erişmesine izin verecek entegrasyona sahip mi?
10. İhtiyacınız olan raporlarınız var mı?
11. Üretim süreçlerinizdeki darboğazları erken teşhis edebiliyor musunuz?
12. Şu anda envanterinizde tam olarak nelerin bulunduğunu biliyor musunuz?
13. Tüm servis faaliyetlerinizde, randevularınızda ve kaynaklarınızda baştan sona görünürlük var mı?
14. Finans sisteminiz görevleri otomatikleştiriyor ve tüm finansal işlemleriniz için tam bir görünürlük sağlıyor mu?
15. ERP sisteminizde mobil uygulamalar var mı?
16. Çevrimdışı modda çalışabiliyor musunuz?
17. Kuruluşunuz başarılı bir ERP seçimi ve implementasyonu için gerekli zaman, para vb. kaynakları sağlamaya hazır mı?
18. Yaklaşan değişim hakkında çalışanlarınızla net bir şekilde iletişim kurmayı taahhüt ediyor musunuz?
Puanınızı Hesaplayın
Sorulara verdiğiniz “Evet” ve “Hayır” cevapları ile, emin olmadıklarınızın sayısını çıkarın. “Hayır” cevabı verdiğiniz ve emin olmadığınız soruların toplamı 8 veya daha fazla ise, yeni ya da güncellenmiş bir ERP sistemini düşünmenin zamanı gelmiş demektir.
ERP Yazılımı Seçerken Nereden Başlamalı
Bir ERP sistemi aramaya başlamak istediğinizi bilmek bile büyük bir adımdır. Ancak pek çok şirket seçim sürecine başlamaktan korkar, çünkü bu hayli önemli bir karardır. Lakin bunun sizi durdurmasına izin vermeyin. Kararlı bir şekilde çıktığınız bu yolda ilerlerken seyredeceğiniz önemli adımlara gelin birlikte bakalım:
1- Planlama: Sürece ev ödevinizi yaparak başlayın. ERP’nin işlevselliği, süreçten neler beklenmesi gerektiği ve maliyetler hakkında temel bilgileri öğrenin. Yönetim ekibinizin, ERP’yi uygulama hedefleri ve şirketin gelecekte varması istenilen konum hakkında mutabık kaldıklarından emin olun.
2- Gereksinimleri Toplama: Gereksinimleriniz ile çevik olun. Seçim süreci boyunca ERP hakkında çok şey öğreneceksiniz. Dolayısıyla, gereksinimleriniz ile bu öğrendiklerinizi eşleştirmeye hazır olun. Fakat evvelinde, ne aradığınıza dair temel bir fikirle başlamanız gerekir. İleri görüşlü olmak, şu an neye ihtiyacınız olduğuna değil, işinizi büyütmek için gelecekte ihtiyacınız olacak şeylere bakmaktır.
3- Alanı Daraltma: Piyasada yüzlerce yazılım tedarikçisi var ancak, sektörünüzde uzmanlaşan tedarikçileri arayıp, onlarla iyi bir organizasyonel uyum sağladıktan sonra aradığınız işlevselliği sunanları belirleyerek seçeneklerinizi daraltmaya başlayın. Çoğu şirket, yaklaşık 10 tedarikçiyi ciddi bir şekilde irdeledikten sonra bunların 5’ine bir RFI gönderir.
4- Sunum ve Demolar: RFI gönderdiğiniz tedarikçilerin her biri için 60-90 dakikalık bir tanıtım sunumu/demosu gerçekleştirin. Bunun ardından yaptığınız eleme ile son 3’e bıraktığınız tedarikçilerle daha uzun ve detaylı bir demo çalışması gerçekleştirin.
5- RFP ve Seçim: Bu noktada, kullanıcı sayısı, implementasyon, fiyatlandırma vb. gibi karar vermeniz için önem teşkil edecek son ayrıntıları sormaya hazırsınız.
Sistemler ve Veriler İşletmenizin Yaşam Kaynağıdır
BT sistemleri ve veriler bugün tüm işletmelerin yaşam kaynağıdır. Liderlik ekibinize ve çalışanlarınıza işletme performansı hakkında görünürlük sağlar ve planlamadan uygulamaya doğru hızlı bir şekilde hareket edilmesine imkân verir. Sistemleriniz ve verileriniz, hem akıllıca, hem de hızlı bir şekilde hareket etmek için size iş zekası -analizlere dönüştürülen veriler- fonksiyonlarını sağlamalıdır. Ancak sistemler ve veri akışları, şirketler olgunlaştıkça bazı sorunları da beraberinde getirebilir. Büyümekte olan pek çok şirket, acil bir gereksinimi karşılamak için mevcut sistemlerine ve süreçlerine eklentiler yaparak, sürekli gelişmekte olan işletmeye hiçbir zaman tam olarak entegre edilemeyen ve birbirine bağlanamayan bir çalışma tarzını benimser.
Anlık ve geçici çözümler, olgunlaşan bir şirketin farklı iş alanlarında hızla çoğalabilir, ancak bu çözümler tüm işletme çapında veya genelinde ölçeklenmez. Aslında mükemmel çalışan bölümleriniz veya örnek uygulamalarınız olabilir, lakin paylaşılamayan veya ölçeklenemeyen bir yapıda bunları göremezsiniz. Göremediğiniz için de, sorunlu bölümlerdeki pürüzlerin giderilmesi için referans olarak kullanamazsınız. Sonuç olarak darboğazlar sonucunda ortaya çıkan verimsizlik ve hayal kırıklıkları da kar-zarar hanenizi etkiler.
Organizasyonun Bağlantılı Olması Gerekir
Bağlantı, hem insanları, hem de şirketleri olgunlaştırmak için önemli bir özelliktir. Farklı işlevsel alanlarınız ve departmanlarınız, aynı stratejik hedefe doğru birlikte çalışırsa iyi olur. Sistemlerinizi düzenli tutmak, onları ekibinizin, müşterilerinizin ve paydaşlarınızın ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayacak biçimde bir araya getirmek; bunlar ERP sistemlerinin zaten hali hazırda yaptıkları şeylerdir.
ERP ne sunar? Sistemlerin entegrasyonu, sistemlerin ve insanların koordinasyonu, iş birliğini destekleyen daha iyi iletişim, geçerli tek bir kaynak (yani herkes tek bir noktada buluşabilir), teknoloji geliştikçe daha iyi bir gelecek inşa etmek için dijital dönüşüm platformu ve çok daha fazlası…
Kaynak: https://www.erphaber.com.tr/firmaniz-icin-yeni-bir-erpnin-zamani-geldi-mi
