Kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemi seçmek, bir işletmenin alabileceği en önemli kararlardan biridir. Elbette, dikkate alınması gereken çok şey var. Yalnızca ERP sistemlerinin özellikleri, maliyeti ve dağıtım modeli değil, aynı zamanda uzun yıllar birlikte çalışacağınız sağlayıcıları seçmek de çok önemlidir. ERP sağlayıcılarını değerlendirme kriterleriyle dolu bu kılavuz, şirketiniz için doğru kararı vermenize yardımcı olacaktır.
ERP Gereksinimlerinizi Değerlendirin
Bir ERP, bir organizasyonun birçok iş fonksiyonunu ve sürecini tek bir sistemde yönetir. Faaliyetleri ve verileri entegre eder. Böylece tüm iş aynı sistem üzerinde çalışır. Ayrıca departmanlar arası iş birliğini artırır. ERP’nin şirket çapındaki geniş etkisi göz önüne alındığında, işletmenin farklı alanlarından dahili bir ekip, herhangi bir sistem veya sağlayıcı düşünülmeden önce ERP gereksinimleri kontrol listesinin şekillendirilmesinde söz sahibi olmalıdır. Bu değerlendirme ekibi tipik olarak üst yönetimi, proje yöneticilerini ve muhasebe, satış, satın alma, pazarlama ve BT departman başkanlarını içerir. Ekip üyelerinin ilk işi, ilgili hedefleri, bunlara ulaşmak için gereken özellikleri ve kullanım durumlarını kendi ekipleriyle değerlendirmektir.
Genel bir ERP gereksinimleri listesini değerlendirme aşamasında yapmak, ROI’nin ölçülmesini kolaylaştıracaktır.
ERP Fonksiyonları
Önde gelen ERP sistemleri, tedarik zinciri yönetimi ve pazarlama gibi çok sayıda kritik iş fonksiyonunu entegre eder. Ayrıca ölçeklenebilir bir ERP sistemine, modüller olarak ayrı işlevler eklenebilir, böylece büyüyen işletmeler ihtiyaçları arttıkça yeni işlevler satın alabilir. Bir ERP çözümü satın almak isteyen şirketlerle ilgili 2020’de yapılan bir ankette, ERP’nin en önemli üç işlevinin muhasebe, envanter ve dağıtım olduğu belirtiliyor. En kapsamlı ERP sistemleri ayrıca finans, üretim, satın alma, e-ticaret, pazarlama otomasyonu, envanter, sipariş, CRM ve işgücü dahil olmak üzere farklı yönetim türleri için modüller içerir.
Uygulanacak yeni işlevleri düşünürken, otomasyonla iyileştirilebilecek, böylece verimliliği artıracak ve maliyetleri azaltabilecek mevcut iş uygulamalarını ve süreçlerini göz önünde bulundurun. Ayrıca, ERP’nin diğer eski iş sistemleriyle kolayca entegre edilip edilemeyeceğini belirleyin.
Bütçe ve Zaman Çizelgesi Hazırlayın
Bir sonraki adım ERP sağlayıcılarını değerlendirme, gösterimler, uygulama ve eğitim için bir bütçe ve zaman çizelgesi belirlemektir. Bulut tabanlı ERP, özellikle ön ödeme göz önüne alındığında, genellikle on-premise bir sistemden daha düşük maliyetlidir. Bir ERP sisteminin nihai maliyetinin, ortaya çıkan maliyet tasarrufları ve ek verimlilik ile dengelenmesini sağlayın. Bir ERP seçildikten sonra, onu kullanıma sokmak, uygulama ve dağıtım modelinin karmaşıklığına bağlı olarak 30 günden bir yıla kadar sürebilir. Bulut tabanlı ERP sistemlerinin kurulumu genellikle çok daha az zaman alır.
ERP Seçiminde 10 Anahtar Kriter
Bir ERP sistemi yıllarca işin bir parçası olacak, bu yüzden hafife alınacak bir karar değil. Aşağıda, şirketiniz için seçenekleri değerlendirirken dikkat etmeniz gereken 10 temel kriter bulunmaktadır:
1. İş Gereksinimleri:
ERP sisteminizin ne yapması gerekiyor? Soru basit görünebilir, ancak cevabı çok fazla önsezi gerektirir. İşte bu noktada, işin farklı alanlarından belirlenmiş bir ekip son derece yardımcı olabilir. Her üye, önce kendi ekiplerinden yeni bir sistemi nasıl kullanmak istedikleri konusunda, istenen özellikler de dahil olmak üzere geri bildirim almalıdır. Sonra ekip, geri bildirimi koordine eden, sistemin işin uygulanabilir her bir parçasına nasıl değer (diğer bir deyişle yatırım getirisi) getireceğine dair genel bir vizyon ortaya koyan ve ölçmek için hangi metriklerin kullanılacağını tanımlayan bir iş gereksinimleri analiz dokümanı oluşturabilir. Bu doküman, ERP sistemini seçmek ve ERP sisteminin yatırım getirisini ölçmek için bir kılavuz olarak kullanılabilir.
2. ERP Özellikleri:
Farklı şirketler ve departmanlarının, kendi özel süreçlerini destekleyen ERP özelliklerinin yanı sıra KPI’lar, raporlar, sezgisel bir arayüz ve gösterge panolarına ihtiyaçları vardır. Diğer yaygın gereksinimler, gelişmiş iş zekâsı, veri madenciliği yetenekleri ve veri güvenliğini içerir. Bir ERP sistemi ayrıca mevcut sistemlerden gelen verileri entegre edebilmeli ve özelleştirilebilir olmalıdır.
3. Toplam Sahip Olma Maliyeti ve Yatırım Getirisi:
Bu, seçilen dağıtım modeline bağlıdır. Bir on-premise ERP kurulduğunda, tüm donanım ve yazılım maliyetlerinin yanı sıra uygulama, özelleştirme, işletme büyüdükçe yükseltmeler ve güvenlikle ilgili maliyetlerden işletme sorumludur. Bazı maliyetler tek seferliktir, bazıları ise devam eder. Bu kullanıcı sayısına da bağlı olabilir. Toplam sahip olma maliyeti (TCO) genellikle yüksektir, bu nedenle ERP’nin yatırım getirisinin gerçekleştirilmesi, daha uzun sürer.
Bir bulut sağlayıcısı tarafından kurulan, barındırılan ve yönetilen bulut tabanlı ERP, bu maliyetlerin çoğunu azaltır, ortadan kaldırır veya amorti eder. Potansiyel olarak toplam sahip olma maliyetini düşürür ve kesinlikle yatırım getirisini hızlandırır. Bu, bulut dağıtım modellerinin büyüyen şirketler arasında popüler olmasının ana nedenidir. ERP sistemine, bulut sağlayıcısı tarafından yönetilen güvenlik ve bir hizmet olarak sunulan yazılım ile internet üzerinden erişilir. Sağlayıcı ayrıca yazılım güncellemelerini, yükseltmelerini ve bakımını da üstlenir.
4. Sistem Entegrasyonu:
Bir ERP yalnızca farklı iş süreçlerini entegre etmekle kalmamalı, mevcut sistem ve uygulamalarla da entegre olmalıdır. Yeni sağlayıcının, gerçek zamanlı senkronizasyonu etkinleştiren ve sistemler arasındaki verilerin her zaman güncel olmasını sağlayan bağlayıcılara sahip olması gerekir.
5. Destek ve Eğitim:
ERP sistemi, ilk uygulama, devam eden günlük operasyonlar ve çalışan eğitimi için desteğe ihtiyaç duyar. Sağlayıcının bu tür uygulama desteğini sağlayıp sağlamadığı, iş segmentinizdeki özel becerisi, destek seviyeleri ve yanıt süreleri hakkında bilgi edinin.
6. Uygulama:
ERP uygulaması, sistemin on-premise mi, bulutta mı yoksa hibrit bir kombinasyonda mı dağıtıldığına bağlı olarak bir aydan bir yıla kadar sürebilir. Genel olarak konuşursak, bir işletme bulut tabanlı bir ERP sistemiyle en hızlı şekilde çalışır ve sağlayıcı uygulamayı yönetir. Yeni bir ERP tipik olarak aşamalar halinde uygulanır ve veri kalitesini sağlamak için veri temizliği gerektiren veri transferini içerir. Canlıya geçmeden önce sıkı testler gereklidir.
7. Sağlayıcı Sektör Uzmanlığı:
ERP yazılımını değerlendirmenin yanı sıra, ERP sağlayıcılarını sektörünüzdeki uzmanlıkları açısından değerlendirmek iyi bir fikirdir. İdeal sağlayıcı, sektörünüzdeki ve kabaca aynı şirket büyüklüğündeki şirketler için başarılı bir ERP kurulum deneyimine sahip olmalıdır. Bu nedenle müşteri referanslarını almak önemlidir.
8. Teknoloji:
Gelişmiş teknolojiler ortaya çıkmaya ve bir ERP sisteminin sağlayabileceği birçok avantajı artırmaya devam ediyor. Bulut, yapay zekâ (AI) ve daha spesifik olarak makine öğrenimi iş süreçlerini iyileştirir, daha derin, daha tahmine dayalı analiz ve içgörü sağlar. Diğer faydaların yanı sıra kişiselleştirilmiş bir deneyim sağlar. Bazı sistemler Nesnelerin İnterneti (IoT) cihazlarını da destekler.
9. Sağlayıcı Ürün Yol Haritası:
Bir işletme büyüdükçe, daha fazlasına ihtiyaç duyar. Sonuç olarak, sağlayıcının yol boyunca ürününü nasıl geliştireceğini, destekleyeceğini (yeni sürümler, özellikler ve işlevler) ve bu özelliklerin mevcut yazılıma nasıl entegre edileceğini bilmek önemlidir. Dikkate alınması gereken bir diğer konu da güncellemelerin ve yamaların sıklığıdır.
10. Özelleştirme:
Özelleştirme ihtiyacı, iş süreçlerinizin karmaşıklığına bağlıdır. ERP seçimi sırasında buna ihtiyacınız olmasa bile, iş büyüdükçe özelleştirmeler önemli hale gelir.
ERP Sağlayıcılarını Değerlendirin — ERP Sağlayıcılarına Sorulacak 30 Soru
Değerlendirme ekibi olası ERP sistemlerinin kısa bir listesini derledikten sonra, daha ayrıntılı sorularla detaya inme zamanı! Cevaplar, sağlayıcıları daha da farklılaştıracak ve işletmeniz için hangi sistemin doğru olduğunu ortaya çıkarmaya yardımcı olacaktır.
1. İş Gereksinimleri
– ERP sistemi, örneğin e-ticaret veya profesyonel hizmetler gibi pazar segmentimi özel olarak destekliyor mu?
– ERP sistemi, şirketin tüm gereksinimlerini karşılıyor mu?
2. ERP Özellikleri
– Kullanıcı arayüzü tüm modüllerde sezgisel ve tutarlı mı?
– İş büyüdükçe yeni özellikler/modüller eklenebilir mi?
– ERP yazılımına bir mobil uygulamadan erişilebilir mi?
– Rapor oluşturmak ve veri madenciliği yapmak için iş zekâsı araçları dahil mi?
3. Toplam Sahip Olma Maliyeti
– On-premise veya bulut tabanlı ERP sisteminin maliyeti ne kadar olacak?
– Yazılım nasıl lisanslanır? Tek seferlik ücretler nelerdir? Aylık abonelik mi gerekiyor?Kullanıcı başına ücretler nasıldır?
– Fiyatlandırmaya güvenlik, bakım ve güncellemeler dahil mi?
– Yatırım getirisini ne kadar sürede göreceğim?
4. Sistem Entegrasyonu
– Mevcut veriler sisteme nasıl yüklenecek?
– Hangi ağ geçidi veya ara katman yazılımı eski sistemlere ve verilere köprü kuracak?
– ERP sistemi diğer iş sistemleriyle entegre oluyor mu?
5. Destek ve Eğitim
– Uygulama sırasında ne düzeyde destek sağlanmaktadır? 7/24 mü? Bu fiyata dahil mi?
– Devam eden destek için ne tür paketler mevcuttur? Yerinde mi? Telefonda mı? Her bir destek türü için garanti edilen yanıt süresi nedir?
– Eğitim nasıl ve kim tarafından verilir?
6. Uygulama
– Uygulama ne kadar sürecek?
– Sağlayıcının uygulama ortakları kimlerdir ve uzmanlıkları nedir?
– Yazılımla birlikte test araçları sağlanıyor mu?
7. Sağlayıcı Sektör Uzmanlığı
– Sağlayıcı sektörümü ne kadar iyi tanıyor?
– Sağlayıcı ne kadar süredir iş yapıyor?
– Başarılı uygulamaların kurulu temeli nedir? Bu müşterilerden kaç tanesi benim pazar segmentimde var?
– Sağlayıcı müşteri referansları sağlayabilir mi?
8. Teknoloji
– Yazılım nasıl ölçeklenir? İşletmem büyüdükçe yeni özellikler eklenebilir mi?
– ERP sistemi, gelişmiş veri işleme ve analiz, kişiselleştirme ve süreç iyileştirmeleri için yapay zekâ ve makine öğrenimi teknolojilerinden yararlanıyor mu?
– ERP sistemi IoT, blockchain ve artırılmış gerçekliği destekliyor mu?
9. Sağlayıcı Ürün Yol Haritası
– Hangi yeni özellikler planlanıyor? Ne zaman piyasaya sürülecek?
– Sağlayıcı, güncellemeleri önceden belirlenmiş bir programa göre yayınlıyor mu? Yeni özelliklere yükseltmek için ek bir ücret var mı?
10. Özelleştirme
– ERP sistemi özelleştirilebilir mi?
– Özelleştirme için hangi destekler sağlanıyor? Uygulama Programlama Arayüzleri (API’ler) mevcut mu?
ERP Seçim Kriterleri SSS
ERP sağlayıcısı seçim kriterleri nelerdir?
ERP sağlayıcılarını değerlendirirken birçok kriter vardır. Uzmanlık düzeylerini öğrenin. Yalnızca ERP teknik bilgilerini değil, aynı zamanda sektörünüzün inceliklerini ne kadar iyi anladıklarını da öğrenin. Fiyatlandırmayı, uygulamanın ne kadar süreceğini, destek düzeyini, sağlanan eğitimi, sistem yükseltmelerinin nasıl ele alındığını ve ürün yol haritalarının nasıl göründüğünü sorun. Ayrıca, müşteri referanslarını isteyin.
ERP sağlayıcısı seçim sürecinde ilk adım ne olmalıdır?
İlk adım, ekiplerin iş hedeflerini ve ERP ihtiyaçlarını özetleyen bir iş gereksinimleri analiz dokümanı oluşturmak için işletmenin farklı alanlarından bir dahili paydaş ekibini bir araya getirmektir. Bu değerlendirme ekibi tipik olarak üst yönetim, proje yöneticileri, departman başkanları, muhasebe, satış, satın alma, pazarlama ve BT’yi içerir.
ERP sağlayıcısı seçimi nasıl yapılır?
ERP sistemlerinin değerlendirilmesi sistematik ve dikkatli bir şekilde yapılmalıdır. Hem bulut tabanlı hem de on-premise birçok ERP çözümü piyasada bulunmaktadır. Herhangi bir sistem sağlayıcısından demo talep etmek ve müşteri referanslarını incelemek oldukça önemlidir.
ERP seçim süreci nedir?
Bir ERP sistemi seçmenin birkaç adımı vardır. Bunlar arasında:
– iş gereksinimlerini ve hedeflerini değerlendirmek ve oluşturmak,
– bir bütçe ve zaman çizelgesi geliştirmek,
– aday sistemleri maliyet, dağıtım modeli, uygulama süresi, destek, eğitim, sağlayıcı uzmanlığı ve özelleştirmeler gibi faktörler açısından değerlendirmek
Kaynak: https://erphaber.com.tr/erp-sistemi-seciminde-10-onemli-kriter/
