Herhangi bir ERP seçim sürecinde itirazlar ve kaygılar ortaktır. CEO veya yönetim ekibi ERP seçim sürecinin firma için gerekli olduğunu düşünse bile; işletme içinde bir nedenden dolayı değişime direnç gösteren fikirlerle karşılaşabilirler. İşletmenin verimli bir şekilde ilerlemesini sağlamak ve sonradan çıkacak olumsuzluklardan kaçınmak için bu itirazları erkenden değerlendirmek önemlidir.
Öyleyse, ERP seçim sürecinde ortaya çıkabilecek en yaygın itirazlar nelerdir ve nasıl çözülebilirler? Tabii ki itirazlar, işletmenin doğasına, endüstrisine ve özel ihtiyaçlarına bağlıdır, fakat ERP seçim sürecinde ortaya çıkan en yaygın itirazlardan altısı (en çok karşılaşılanları) şunlardır:
İtiraz #1: Her şey zaten yolunda gidiyor.
Değişime yönelik isteksizlik, hemen hemen her ERP seçim sürecinde en yaygın itirazdır. Mevcut sisteme alıştığınızda ve rahat olduğunuzda değiştirmek zordur. Ancak çoğu zaman alışkın olduğunuz için sistemi rahat kullanmanız; sistemin verimli, stratejik veya işinize yardımcı olduğu anlamına gelmez. Çoğu şirket, birkaç farklı çözüm kullandığı için aksaklıklar yaşıyor. Çeşitli fonksiyonları, verileri ve raporları ayrı ayrı uygulamalardan toplayarak bir araya getiriyor, hepsini anlamaya çalışıyor ve çoğu zaman önemli kararlar vermek için verilerden ziyade sezgilerini kullanma yoluna başvuruyor. Bir işi doğru yürütmenin yolu bu değildir.
İşletmeler, hesaplanmış risklerle başarılı olurlar. Eski, verimsiz bir sistemi stratejik bir ERP ile değiştirmek, onları rahat oldukları alandan çıkarmak anlamına gelir ancak bu durum işletmeye uzun vadede kazanç sağlar.
Ayrıca, eski ya da verimsiz bir sistemle çalıştığınızda bile farkında olmadan yüksek bedeller ödemeye devam edersiniz. Müşteriler, tedarikçiler, çalışanlar ve diğer paydaşlar, BT yeteneklerinize yatırım yapmadığınızı fark ederler. Çünkü tedarik zincirinizin çeşitli noktalarında; geç teslimatlar, uzun yanıt süreleri, faturalarda karışıklıklar veya tutarsız müşteri hizmetleri gibi konularda sorunlar yaşarlar.
İtiraz #2: Şu an bunun için zamanımız yok.
ERP’yi uygulamayı bir güçlük olarak gören, çok uzun süreceğini ya da ana işten uzaklaştıracağını düşünen çalışanlarınız olabilir. Bunlar olası kaygılardır. Ele alınmalı ve planlanmalıdır.
ERP uygulamanızın zamanlaması üzerinde kontrol sahibi olduğunuzu unutmayın. Operasyonlar üzerindeki etkiyi azaltmak için, durgun sezonunuzda veya fazladan işi kavramanızın en kolay olacağı bir zaman dilimini planlayarak ERP tedarikçiniz ile birlikte çalışabilirsiniz. Zaman çizelgesini planlarken gerçekçi olmalı ve uygulama planında görev yapacak birincil çalışanlar için çalışmalarının başarısız olmamaları için bir yedek planınız olduğundan emin olmalısınız.
Ayrıca büyük bir değişim için asla mükemmel zamanı yakalayamayacağınızı da bilmelisiniz. “Daha iyi bir zaman” a kadar olan zaman ve sermayenin ertelenmesi, sadece kaçınılmaz olanı geciktirir. Peki bu süre içinde, mevcut sistemlerinizde rakiplerinize karşı hangi avantajları kaybedeceksiniz ve verimsiz sistemleriniz işletmenizde hangi zararlara neden olacak?
Yeni bir ERP’nin alınacağı zaman çalışanların soruları ve kaygıları vardır. Bu kaygıları dinlemek ve cevaplamak önemlidir.
İtiraz #3: Ya verilerimizi kaybedersek?
Uzman bir tedarikçi ile herhangi bir ERP uygulaması sırasında, verileriniz yedeklenecek ve işlemin tüm aşamalarında kullanımınız için uygun hale getirilecektir. Bu, (1) verilerinizin geçiş sürecinde korunmasını ve (2) verilerinizin, geçişin her aşamasında size açık kalmasını sağlamak için yapılır.
ERP tedarikçileriyle görüşürken, veri yedekleme ve geçiş işleminin özellikleri hakkında sorular sorabilirsiniz. Süreci ve koruma önlemlerini anlamak, bu kaygıları hafifletmeye yardımcı olacaktır.
İtiraz #4: ERP sistemi için çok küçük bir işletmeyiz.
En başarılı ve en kârlı üretim işletmeleri, hatta 25 çalışandan daha az çalışanı olan küçük işletmeler bile, daha akıllı çalışmak için zaten ERP sistemlerini kullanıyorlar. ERP dünyasında bulut ERP, abonelik/SaaS maliyetleri, mobil ERP ve web tabanlı ERP arayüzleri gibi yeni gelişmeler, küçük işletmelerin ilk ERP’lerine başlamasını kolaylaştırıyor. Pek çok yazılım paketi 5 kullanıcı için lisans seçeneklerine sahiptir.
Ayrıca şu an küçük bir işletme olmanız sonsuza kadar küçük kalmak isteyeceğiniz anlamına gelmez. Bir ERP sistemi firmanızı büyütmenize imkan sağlayabilir ve size şimdi ve gelecekte rakiplerinize karşı rekabet avantajı sunar. Küçük düşünür ve küçük yatırımlar yaparsanız, küçük kalırsınız.
İtiraz #5: Biz farklı bir firmayız – bizim için doğru olan bir ERP sistemi / tedarikçisi bulamayacağız.
Şaşırmış olabilirsiniz. Bazı tedarikçiler, benzersiz veya özel işlemlere ve ürünlere sahip üreticiler için yazılım konusunda uzmanlaşmıştır. Bu tedarikçiler esnek olan ve envanteri yönetme biçiminden raporlama ve üretim işlemlerine kadar ihtiyaç duyduğunuz yerlerde özelleştirmelere imkan veren ERP sistemleri sunar.
Bir ERP ortağında tam olarak ne aradığınızı açıklayan bir RFI (bilgi talebi) göndererek işe başlayabilirsiniz. Özel gereksinimlerinizi ve şirketinizin veya süreçlerinizin benzersiz yönlerini açıklayabilir, sonra sizin ve ERP ortağınızın uygun olup olmadığını belirlemek için sorular sorabilirsiniz. Bu uygulama süreci yeni bir çalışanı işe almaya benzer – doğru soruları sormanız, cevapları dikkatlice dinlemeniz ve sizin için doğru ortağı bulmanız gerekir.
İtiraz #6: İşimizi zorlaştıracak.
Bir ERP sistemini uygulamak ve bunu tam kapasiteyle kullanmak, çalışanlar için özellikle yeni süreci öğrenirken bazı ekstra işler yaratabilir. Ancak, bu ekstra işler size uzun vadede daha başarılı, verimli ve rekabetçi bir işletme kazandıracaktır. Bu süreç muhtemelen firmanızı, çalışmak için daha iyi bir yer haline getirecektir. Ancak projenin başlangıcında, ekibin uzun vadeli faydaları görmesi zor olabilir. Peki, bu sorunları nasıl aşabilirsiniz?
İyi bir ERP tedarikçisi, kullanıcılarınızın (1) değişimin nedenini anladıkları (2) tamamen eğitilmiş ve yeni çalışma biçimine hazır (3) firma kültürüne saygı göstermekle beraber getirdiği etkili bir değişim yönetim sürecini oluşturmak için sizinle yakın bir şekilde çalışacaktır.
Hangi itirazlarla karşılaştığınıza bakılmaksızın, çalışanların kaygılarını dinlemek, onları ciddiye almak ve sorunsuz bir ERP uygulaması için sürecin başındaki herkesi sürece dahil etmek için zaman ayırmak çok önemlidir.
Kaynak: https://erphaber.com.tr/erp-secim-surecinde-ortak-itirazlarin-ustesinden-gelmek/
