eni bir ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) sistemine geçiş, herhangi bir kuruluş için büyük bir girişimdir. Çok çeşitli şirketlerle ilgili vaka çalışmaları, doğru implementasyon stratejisinin seçilmesinin başarı şansını büyük ölçüde artıracağını göstermektedir.
ERP sistemi, muhasebe, üretim, envanter, dağıtım ve satışa kadar kuruluşunuzun birçok köşesine ulaşan entegre bir yazılım paketidir. Sistem işinizin pek çok bölümünü etkilediğinden, ilk analiz ve tasarımdan dağıtım ve desteğe kadar olan aşamaları kapsayan kullanıma sunma sürecini dikkatli bir şekilde planlamak hayati önem taşır.
Bir ERP implementasyonu tipik olarak aylara veya bazı durumlarda yıllara yayılan altı ana aşamaya bölünür. Hangi ürünü satın alacağınıza karar vermeden önce sürecin başlaması gerekir ve seçtiğiniz sistemin ilk kullanıma sunulmasından sonra da süreç devam eder.
Bu aşamalar şirkete bağlı olarak biraz farklılık gösterebilir. Ama genel olarak şirketler bu yolu izler:
1. Keşif ve Planlama
Organizasyon, farklı iş gruplarının gereksinimleri ve ERP sisteminin çözmesi gereken sorunlar hakkında girdi toplayan bir proje ekibini bir araya getirir. Ekip, kısa bir tedarikçi listesi yapmak, teklif taleplerini göndermek, ERP sistemini seçmek, implementasyonu yönetmek ve farklı grupların ihtiyaçlarını karşılamasını sağlamakla görevlendirilmiştir.
2. Tasarım
Burada ekip, mevcut iş akışlarını analiz eder ve yeni sistemle nasıl değişebileceğini belirler. Ekip, bu iş akışını kullanarak, şirket için hangi ERP özelliklerinin kritik olduğunu, her bir iş grubunun ihtiyaçlarını karşılamak için yazılımı nasıl özelleştirmeniz veya modüller eklemeniz gerekebileceğini ve hangi verilerin yeni sisteme geçirileceğini tam olarak belirler.
3. Gelişim
Tedarikçi veya entegrasyon ortağı, yazılımı iş gereksinimlerine uyacak şekilde yapılandırmak, eğitim materyalleri hazırlamak ve verileri içe aktarmaya başlamak için ekiple birlikte çalışır. Bulut tabanlı SaaS ERP’nin aksine on-premise bir ERP sistemi kullanıyorsanız, donanım, bağlantı, istemci devreye alma, uzun vadeli bakım ve güvenliği nasıl ele alacağınızla ilgili kararlar almanız gerekir. Hibrit bir ERP sistemi de aynı hususları gerektirir.
4. Test Etme
Canlıya geçmeden önce sistemi test edin. Test sırasında ortaya çıkan sorunları düzeltmek için ince ayar yapmanız gerekebilir, ancak bu, sistemi çalıştırdıktan sonra çalışanların sorunları keşfetmesinden daha iyidir.
5. Dağıtım
Yapılandırma, veri taşıma ve testi tamamladıktan sonra canlıya geçin! Personeliniz sistemi günlük işleri için tam olarak kullanmadıkça, şirket yatırımından tam getiri elde edemez. Eğitime öncelik verin ve her bölümde bir uzman seçmeyi düşünün.
6. Destek
Proje ekibi, kullanıcıların ihtiyaç duyduğu desteğe sahip olmalarını sağlar ve gerektiğinde sistemi yükseltmeye ve sorunları gidermeye devam eder. Bir on-premise ERP sistemi seçtiyseniz, güvenlik, yama, bakım ve sorun giderme sorunlarına ayrılmış BT kaynaklarına ihtiyacınız olacaktır.
ERP İmplementasyon Ekibi İçin İpuçları
-
Yönetici sponsorluğu alın. Kim bürokrasiyi ortadan kaldıracak, bütçeyi güvence altına alacak ve organizasyonu süreçleri güncellemek için harekete geçirecek.
-
Herkese hitap edin. Büyük takımlar hantal olabilse de, bunun üstesinden gelmenin yolları var. BT’nin hangi ERP sistemini kullanacaklarını finans ve diğer departmanlara dikte ettirmesi bir hatadır.
-
Üyeleri önceliklerle eşleştirin. Bu ekibin, seçenekleri doğru bir şekilde değerlendirebilmeleri için, keşif sürecinizle uyumlu kullanıcı kalıpları ve iş süreçleri hakkında derin bilgiler sağlaması gerektiğini unutmayın.
-
Planlamayı öncelik haline getirin. Bu proje, bazı çalışanların zamanının önemli bir bölümünü alacaktır. Ekip ne kadar büyük olursa, işi o kadar çok dağıtabilirsiniz. Yine de, bazı görevlerin yeniden atanması gerekebilir.
-
Unvan için değil beceri için seçin. Ekip üyelerini uzmanlıklarına ve inisiyatiflerine göre seçin. Zaten bir yönetici sponsorunuz var. Anlamlı katkılarda bulunmak için becerilere sahip ekip üyelerini tercih edin.
4 ERP İmplementasyon Stratejisi
Yeni bir ERP sistemine geçiş için her biri avantaj ve dezavantajlara sahip bir dizi kanıtlanmış strateji vardır. İşte en yaygın yaklaşımlardan dördü:
1. Big Bang
“Tek adımlı yöntem” olarak da adlandırılan bu yaklaşımda, tüm kullanıcılar aynı anda yeni sisteme geçer. Yeni sistemin tüm yapılandırmasını, testlerini ve eğitimini canlıya geçmeden öce tamamlamış olmanız gerekir.
Buradaki avantaj, daha yüksek üretkenlik, daha iyi öngörü ve daha düşük işletme maliyetleri gibi ERP avantajlarını hızla gerçekleştirmeye başlamanızdır. Ancak, sistemi bir kez kullanıma sunduktan sonra geri dönmek zordur, bu nedenle işleri doğru yapmak çok önemlidir. Herhangi bir hata veya aksaklık çalışanları, iş ortaklarını ve müşterileri etkileyebilir.
2. Kademeli Geçiş
Aşamalı bir yaklaşım altında, özelliklerin, araçların ve bileşenlerin dağıtımı, haftaları veya ayları kapsayabilecek uzun bir süre boyunca yapılır. Bu daha ölçülü yaklaşım, Big Bang stratejisinden daha az riskli olabilir. Aynı zamanda, şirketin ilk önce hızlı kazançlara ve en hızlı fayda sağlayan işlevlere odaklanmasını sağlar.
Ancak dezavantajları vardır: Yeni ERP’nin tüm avantajlarından yararlanmak daha uzun sürer ve şirketinizin aynı anda iki sistemi desteklemesi ve ödemesi gerekir.
Üç temel yaklaşım vardır. Kuruluşlar bir ERP modülünü açabilir, hataları giderebilir, sorunları işleyebilir ve ardından başka bir aşamayı ele alabilir. Çoğu kuruluş temel işlevlerle başlar ve oradan genişler. Diğer bir olasılık, İK, finans veya lojistik gibi iş birimlerine göre dağıtım yapmak ve ardından ihtiyaçlara ve hiyerarşilere göre ilerlemektir.
Üçüncü yaklaşım, dağıtımı konuma göre aşamalı hale getirmektir. Bir şirket, diğer ofislere, fabrikalara veya tesislere geçmeden önce sistemi bir yerde test edebilir ve mükemmelleştirebilir.
3. Paralel Benimseme
Bu strateji ile kuruluş, eski sistemlerini yeni ERP’ye paralel olarak belirli bir süre boyunca kullanmaya devam eder. Bu genellikle en az riskli yaklaşım olarak kabul edilir, çünkü sorun yaşarsanız eski sisteme geri dönmek mümkündür. Bazı kuruluşlar bu stratejiyi, kesinlikle her zaman çalışmaya devam etmesi gereken kritik işlevler için kullanır.
Bu yaklaşım, bazı kullanıcıların kademeli olarak yeni sisteme uyum sağlamasını da kolaylaştırabilir. Ancak paralel benimseme, iki sistemin aynı anda çalışmasını sağlamak için daha fazla personel zamanı ve kaynak gerektirdiğinden pahalı bir yaklaşım olabilir. Ve paralel benimseme kendi risklerini yaratabilir. Verileri iki farklı sisteme iki kez girmek, hata olasılığını iki katına çıkarır.
Yine de, bu, birleşme ve satın almalar yoluyla genişleyen, iki katmanlı bir ERP mimarisi kullanan şirketler için en iyi seçenek olabilir.
4. Hibrit
Adından da anlaşılacağı gibi, bu yaklaşım yukarıdaki stratejilerin unsurlarını birleştirir. Örneğin, bir kuruluş Big Bang stratejisi kullanarak temel ERP modüllerini devreye alabilir, ardından diğer modülleri aşamalar halinde belirli konumlara veya departmanlara dağıtabilir.
ERP İmplementasyon Stratejisi Nasıl Seçilir?
Her şirket ve her durum için tek bir ERP implementasyon stratejisi işe yaramaz. İmplementasyon stratejisi seçiminiz birkaç faktöre bağlıdır. Bunlar şunları içerir:
-
Organizasyon boyutu. Big Bang stratejisi genellikle daha az çalışanınız ve konumunuz olduğu için küçük ve orta ölçekli firmalar için en iyi sonucu verir. Daha büyük şirketler, özellikle karmaşık organizasyon yapılarına sahip olanlar, bu yaklaşımı çok riskli bulabilir.
-
Risk toleransı. Çalışanlar yeni ERP sistemini kullanmaya başladığında büyük sorunlarla karşılaşırsanız, işinize etkisi ne olur? 7 gün 24 saat çalışan sistemlere tamamen bağımlı olan bir işletme, Big Bang yaklaşımıyla ilişkili riskleri almaya daha az meyilli olabilir ve belki de en azından en kritik modüller için Paralel Benimsemeyi seçebilir.
-
İstenen yatırım getirisi (ROI) hızı. Aşamalı bir benimsemeyle, belirli iş sorunlarına hitap eden ERP modüllerini kullanıma sunabilir ve dolayısıyla nispeten hızlı bir şekilde yatırım getirisi elde edebilirsiniz. Big Bang, elbette, ERP’ye geçişin tamamını hızlı bir şekilde tamamlar ve daha da büyük bir yatırım getirisi potansiyeli sunar.
-
Maliyet. Genel proje maliyeti önemli bir endişe ise, eski ve yeni sistemleri aynı anda çalıştırma maliyetini ortadan kaldırdığı için Big Bang stratejisi çekici olabilir.
ERP İmplementasyon Adımları
Bir kuruluş hangi implementasyon stratejisini seçerse seçsin, adımların çoğu aynıdır. Kuruluş, kullanıcılara yeni işlevler sunarken yazılımı yapılandırır. Eğitim, veri geçişi ve kapsamlı testler gibi hazırlık adımlarını gerçekleştirir. Daha sonra yazılımı kullanıcılara dağıtır. Eğitim ve destek sağlar.
Big Bang stratejisi ile proje ekibi, çabalarını bu adımların her birine ardışık olarak odaklar. Canlıya geçme tarihinden sonra, yalnızca desteğe ve gerekli geliştirmelere odaklanabilir.
Aşamalı bir yaklaşımla ekip, organizasyonun farklı işlevleri veya bölümleri için aynı anda birden fazla adım üzerinde çalışıyor olabilir. Örneğin ekip, CRM işlevinin tasarımı ve geliştirilmesi üzerinde çalışırken temel finansal modüller için dağıtım aşamasında olabilir.
ERP İmplementasyon İpuçları
ERP’ye geçiş, kuruluşun işleyişinde önemli bir değişikliği temsil eder ve herhangi bir değişiklik risk getirir. Bu ipuçları başarıya giden yolda size yardımcı olabilir.
-
Üst yönetimin katılımını sağlayın. Departmanlar arasında üst yönetimin desteği olmadan, bir ERP implementasyonunun aksaması muhtemeldir.
-
Beklentileri yönetin. Bu kapsamdaki hiçbir proje aksamadan çıkamaz. Çalışanların geçişle ilgili gerçekçi beklentileri olması çok önemlidir. Bu, tüm implementasyon süreci boyunca proje ekibinden iletişim gerektirir.
-
Özelleştirmenin etkisini düşünün. Çoğu kuruluş ve çeşitli departmanlar, iş süreçlerini desteklemek için bazı özelleştirmeler isteyecektir. Ancak, on-premise ERP yazılımıyla kapsamlı özelleştirme yeni sürümlere yükseltmeyi zorlaştırabilir ve bu da arzu edilen yeni özelliklerden yararlanmanızı engeller. SaaS ERP için BT veya bir entegrasyon ortağı özelleştirmeler yapabilir, ancak bu yine maliyet ekler.
-
Doğru KPI’ları kullanın. ERP sisteminiz, kuruluşun ilerlemeyi ve sonuçları ölçmesini sağlayan temel performans göstergelerini (KPI’lar) izlemenize yardımcı olabilir. Ancak, ister satış büyümesinin ister operasyonel verimliliğin izlenmesi anlamına gelsin, iş hedefleriniz için en anlamlı olan metriklere odaklanmak önemlidir.
Kaynak: https://erphaber.com.tr/erp-implementasyon-stratejileri/
