ERP Sistemine İhtiyacınız Olduğunun Göstergelerini Sizler için Sıraladık
Ay sonunda maliyetleri muhasebeleştirmek eskisinden daha uzun sürüyor. Satış tahminleriniz, güvenilir rakamlardan çok kaba tahminlere dayanıyor. Firmanız sipariş hacmine ayak uydurmakta güçlük çekiyor ve sonuç olarak müşteri memnuniyeti düşüyor. Deponuzda ne kadar envanter olduğu hakkında hiçbir fikriniz yok ve bunu anlamak için çok çaba harcamanız gerekiyor.
Eğer bunları veya bunlara benzer sorunları yaşıyorsanız artık bir ERP sistemini gündeme almanın zamanı gelmiş demektir.
Her şirket benzersiz olduğu için “Artık ERP’ye ihtiyacınız var” yazan tek bir gösterge bulmak pek mümkün değil. Ancak, ERP yazılımından en fazla yararlanabilecek şirketler genellikle benzer sorunlar ve hayal kırıklıkları ile karşı karşıya kalan şirketler. Benzer sorunlar mı yaşıyorsunuz? Şirketinizin ERP için hazır olduğunu gösteren ilk beş işareti keşfetmek için okumaya devam edin.
1. Farklı İşlemler İçin Pek Çok Farklı Yazılım Kullanıyorsunuz
Şirketinizde çalışanların bilgileri nasıl kaydettiklerini, izlediklerini ve işlediklerini düşünün. Muhasebe personeli, alacak ve borçlar için bir sistem kullanıyor mu? Müşteri siparişlerini girmek için kullanılan başka bir sistem mi var? Bu siparişlerin alınması, gönderilmesi ve muhasebeleşmesi elle yapılan ve uzun zaman alan bir süreç mi? Deponuzda çalışanlar nakliye ve satın almaları izlemek için tamamen farklı bir çözüm mü kullanıyor?
Çeşitli sistemler ayrı ayrı çalıştırıldığında, şirketinizin sorunsuz çalışmasını sağlamak amacıyla yaratılmış olan süreçlere zarar verebilirler. Satışlardan elde edilen doğru veriler olmazsa depo yönetimi zarar görebilir. Güncel muhasebe bilgisine sahip olmamanız, pazarlama bütçelerinden bordroya kadar her şey üzerinde bir dalgalanma etkisi yaratabilir.
ERP yazılımı, bu sistemleri bütün iş fonksiyonları tek bir veritabanına dayanacak şekilde entegre eder. Doğru, gerçek zamanlı verileri içeren tek bir bilgi kaynağı olan bir ERP çözümü, bilgi boşluklarını yok eder ve personelin daha hızlı karar vererek işlerini daha hızlı tamamlamalarına izin verir.
2. Şirketinizle İlgili Bilgilere Kolayca Ulaşamıyorsunuz
Biri size ortalama satış karınızın ne olduğunu sorduğunda doğru olarak cevaplamanız ne kadar sürer? Günlük sipariş veya satış gibi diğer önemli performans ölçütlerine ne dersiniz? Sürekli güncelleme ve manuel olarak mutabakat gerektiren, silinebilir sistemler ve elektronik tablolara dayanan şirketler için uzun bekleyişler gerekebilir.
Günümüzün tüm zamanlara göre daha hızlı olan iş temposunda şirket çalışanlarınızın doğru temel verilere anında erişme ihtiyacı oluşur. Bir ERP çözümüyle yöneticiler, herhangi bir zamanda operasyonların bütünsel görünümünü elde edebilirken, çalışanlar da işlerini verimli bir biçimde yapmaları için gereken bilgileri alabilirler. Örneğin, satış temsilcileri bir müşterinin tam işlem geçmişini anında görüntüleyerek çapraz satış fırsatını artırabilir, yenileme oranlarını daha proaktif bir biçimde geliştirebilirler.
3. Muhasebe İşlemleri Daha Uzun Sürüyor ve Zorlaşıyor
Şirketinizin ERP yazılımı ihtiyacı olduğuna dair ilk dikkat çekici işaretler genellikler muhasebe departmanından gelir. Çalışanlarınız kağıda dayalı siparişler ve belgelere güveniyor ve bunları muhasebe ve satış sistemlerine girmek için saatler harcıyorlarsa, ERP yazılımının basitçe ve hızlıca halledebileceği işlerde ne kadar zaman harcadığınızı dikkate almanız gerekir.
Aynı şey mali raporlama için de geçerlidir. Mali bilgileri farklı sistem ve tablolardan birleştirmek çok uzun sürüyorsa, ERP çözümü çok önemli bir olumlu etki yaratabilir. Tek bir veri tabanında bulunan mali bilgiler, muhasebe personelinin durmadan bilgi paylaşması, elle mutabakat yapması vb. gibi işleri engeller. Böylece muhasebe departmanı daha üretken olur ve kritik raporları geciktirmeden, hızlı bir biçimde hazırlayabilir.
4. Satış ve Müşteri Deneyimi Sorunları Var
Şirketler büyüdükçe en büyük sorunlardan bir tanesi stok yönetimine dönüşür. Doğru miktarda ürünün doğru zamanda doğru yerde bulunduğundan emin olmak operasyonların hayati bir parçasıdır.
Satış, stok ve müşteri verileri ayrı tutulduğunda ciddi sorunlar yaratabilir. Popüler bir ürün tükenirse, bir sonraki ürün gönderime hazır hale gelene kadar satışlar kapalı olacaktır. Bu arada, müşteri bir siparişle ilgili soru sorduğunda gönderilip gönderilmediği ve hatta stokta bulunup bulunmadığı konusunda hızlı ve doğru bir cevap verilemezse şirketiniz hızla itibar kaybetmeye başlar.
ERP sistemiyle her departmanda izni olan personel en güncel bilgilere erişebilecektir. Müşteriye yanıt veren temsilciler, telefonu kapatarak başka bir departmanla görüşmek zorunda kalmadan sipariş ve sevk durumu, ödeme durumu, hizmet sorunları vb. ile ilgili soruları hızlıca yanıtlayabilecektir. Daha da iyisi, müşterilerin kendi hesabına çevrimiçi olarak girebilmeleri ve durum bilgilerini görüntüleyebilmeleri mümkün olabilir. Aynı anda depo yöneticisi de stoğun azaldığını görüntüleyerek ve hatta sistem tarafından uyarılarak yeniden sipariş verebilir.
5. BT’niz Çok Karmaşık ve Çok Zaman Tüketiyor
Şirketinizde birden fazla sisteme sahip olmanın en büyük olumsuzluklarından biri BT yönetiminin kabusa dönüşmesi olabilir. Bu sistemleri kişiselleştirmek, bunları entegre etmek ve yama ve yükseltmeleri uygulamak karmaşık ve maliyetli olabilir.
Sistemlerinizde şirketinize özel geliştirmeler içeren eski yazılımlar bulunuyorsa sistem yükseltmeleri en büyük kabusunuz olabilir. Bu güncellemeler sadece pahalı ve zaman alıcı değil, aynı zamanda etkilediği özel geliştirmeler nedeniyle vakit kaybettirici olabilir. Orta ölçekli işletmelerin üçte ikisinin eski yazılım sürümlerini çalıştırması bu nedenle bir sürpriz değildir.
Zaten sorunlarınızı tam olarak çözemeyen bir sisteme daha fazla yazılım ve karmaşıklık eklemek yerine hızla değişen gereksinimlere anında yanıt verebilen ERP teknolojisini kullanmak size çeviklik kazandırabilir.
Bu nedenle özellikle bulut tabanlı ERP sistemleri otomatik güncellemeleri sayesinde size hissettirmeden son duruma her zaman uyum sağlayacaktır. İşiniz büyüdükçe yeni işlevlerin eklenmesi de gayet kolaydır.
Kaynak: Oracle web sitesi.
